Att skriva en affärsplan är ett obligatoriskt moment för alla UF-företag eftersom den hjälper er att få koll på läget och snabbt få fart på ert företag. Detta är alltså en plan som beskriver hur ni ska ta företaget från ruta 1 till framgång. Men hur skriver man egentligen en affärsplan och maxar innehållet?
Att skriva en affärsplan kan till en början kännas krångligt och kanske har ni många frågor. Vad ska finnas med? När ska den lämnas in? För vem ska den skrivas? Men när ni väl kommit igång kommer ni säkert tycka det är både roligt och givande. Ni kommer säkert att få syn på både styrkor och svagheter i er affärsidé och även se en hel del nya möjligheter.
Ni får dessutom en klar överblick över vad som behöver göras, varför och när vilket annars kan vara en utmaning för nya entreprenörer.
För vem ska affärsplanen skrivas?
Huvudsyftet med affärsplanen är såklart att ni som företagare skall kunna planera, följa upp och ta ert företag vidare. Men det är även en plan som ska kunna locka nya företagsmedlemmar att ansluta till företaget, riskkapitalister att satsa kapital eller leverantörer och återförsäljare mer samarbetsvilliga. Genom att formulera en gedigen affärsplan får ert företag helt enkelt mer pondus.
När ni formulerar er affärsplan skall ni därför tänka att ni skriver för framtida investerare och andra externa intressenter. De skall genom er plan tro stenhårt på er affärsidé och verkligen kunna ”se” hur ni kommer att lyckas.
Hur börjar man?
Starta med att fylla i Business Model Canvas som är grunden och första steget för er affärsplan. Detta gör ni genom att skriva in nyckelord i de olika rutorna i enligt följande:
- Värdeerbjudande – beskriv vad ert erbjudande går ut på och hur det skapar ett specifikt värde för er målgrupp. Vad gör er vara eller tjänst bättre än konkurrenternas och hur är det unikt?
- Kundrelationer – förklara vilka relationer ni tror era kunder förväntar sig att ni ska skapa och upprätthålla. Beskriv även hur ni kommer att ha kontakt med era kunder tex. via telefon, chatt på er hemsida, kontaktformulär, nyhetsbrev mm
- Kundsegment – beskriv hur er målgrupp se ut genom att ange olika segmenteringsvariabler tex. geografiska, demografiska och beteendemässiga eller beskriv er persona.
- Distribution – ange era tänkta säljkanaler och genom vilka kanaler ni ska marknadsföra era varor eller tjänster.
- Nyckelpartners – ta upp vilka ni tror blir era huvud- & underleverantörer, rådgivare och andra viktiga samarbetspartners
- Nyckelaktiviteter – beskriv vilka aktiviteter ni behöver genomföra för att uppnå ert värdeskapande allt från marknadsföring till säljkanaler
- Nyckelresurser – notera vilka olika resurser ni behöver ha på plats för att ert värdeskapande ska kunna genomföras. Detta kan tex. vara maskiner, er hemsida, lokaler osv.
- Kostnader – redovisa vilka kostnader som ni tror ert företag kommer ha
- Intäkter – beskriv hur ni kommer att tjäna pengar och vilken betalningsmodell ni planerar att ha
Nästa steg – affärsplanen
Det finns de som nöjer sig med att bara beskriva sin plan för företaget genom Business Model Canvas men många väljer att göra en ”riktig” affärsplan som är mer utförlig. För er som driver UF-företag är det även ett krav att ni har en fullständig affärsplan. Enligt Ung Företagsamhets kriterier skall en affärsplan innehålla:
- Namnet på UF-företaget, region, verksamhetsår och affärsplan(framsida)
- Innehållsförteckning med sidhänvisning(sid 2)
- Företagets affärsidé
- UF-företagets organisation och rådgivare
- Resultatet av marknadsundersökningen
- Varan eller tjänsten och produktionen bakom
- Målgrupp, kunder, marknadsföringsplan samt konkurrenter
- Aktivitetsplan
- Målsättning och vision
- Prissättning, likviditets- och resultatbudget
- Ort, datum och samtliga UF-företagares namnunderskrifter, för och efternamn (sista sidan)
Allt detta skall dessutom hänga ihop och sticka ut på något sätt så att läsaren går igång på er idé. Så hur ska ni kunna fixa detta kanske du undrar? Jo, genom att följa en klar arbetsgång så att inte onödiga fel smyger sig in.
Arbetsgång när man skriver en affärsplan
Börja med att dela upp arbetet inom företaget; kanske er lärare har en speciell plan eller så gör ni en själva inom företaget. Smartast är att göra en tidsplan för arbetet, att endast skriva in nyckelord under respektive rubrik samt att därefter dela upp arbetet så att tex. ekonomiansvarig skriver de delar som rör ekonomin osv.,
Grunden för flera av nyckelorden hittar ni nu i er Business Model Canvas och genom att till en början bara skriva in dessa ord får ni en överblick och riskerar inte att upprepa onödig information på flera ställen. Klokt att dubbelkolla eftersom ni endast har 12 sidor på er att beskriva ert företag.
Till en början kanske ni tycker att tolv sidor är mycket men tro mig när ni väl kommit igång så kommer ni behöva skriva riktigt koncist för att få plats med både text och bilder på 12 sidor.
Framsidan
På första sidan skall företagets namn, region tex. Älvsborg, och verksamhetsår ( tex.23/24) framgå. Det ska även stå affärsplan eller ”årets affärsplan” om ni tänker tävla med er AP. Dessutom är det ofta smart att lägga in någon bild på er produkt, tjänst, er logga eller er i företaget för att skapa intresse. Vad ni väljer beror såklart på er unika affärsidé och det som får just ert företag att sticka ut!
Affärsidén
Vad är unikt med er affärsidé? Beskriv med några få meningar er idé, målgrupp, behovet och era resurser eller beskriv både den yttre och intre affärsidén mer utförligt.
Varan eller tjänsten
Beskriv er vara eller tjänst både i ord och med bilder. Vad är den gjord av för material, vilka certifikat har den, hur produceras den, vilka färger har den, mått och storlek, vilka fördelar har den mot konkurrenternas osv. Om ni producerar själva så är det smart att även använda bilder från produktionsprocessen för att visar er unikitet.
Målgrupp, kunder, marknadsföringsplan och konkurrenter
Ta upp var er främsta marknad finns tex. staden ni bor i, Sverige eller hela världen beroende på era försäljningskanaler. Tänk på att vara realistisk så ni inte tar er vatten över huvudet. Beskriv gärna även er idealkund dvs. en persona så att läsaren får en klar bild av er typiska kund. Är det tjejer, killar eller både och? Unga eller äldre? Deras användarvanor och drömmar? Vilka intressen har de? Vilka värderingar och triggers för köp har de?
Beskriv även hur ni tänkt marknadsföra er vara eller tjänst. Vilken strategi kommer ni använda? Vilka sociala kanaler kommer ni jobba med? Vilken annan typ av marknadsföring kommer ni att göra? Fler konkreta tips kring detta hittar du på:
Och glöm inte att ta upp era främsta konkurrenter på den marknaden som ni planerar att verka på. Klokt är att både ta upp andra UF-företag som ni hittar på alla UF-företag och ”riktiga” företag (googla så hittar ni). När ni gör detta visar ni att ni verkligen har koll på läget och vet vilka era motståndare är vilket inger förtroende.
Det finns många snygga sätt att visa era resultat på genom att tex. göra ett positioneringsdiagram, Swot-analys, 4P, PESTLE, Boston-matrisen,McKinsey-matrisen, Porters femkraftsmodell m fl. Men det kan även vara bra nog att med en klatschig rubrik som ; varför ska du välja oss och inte våra konkurrenter och besvara denna i löptext för att komma i hamn.
Marknadsundersökningens resultat
För att visa att er affärsidé verkligen ”håller” behöver ni ta upp positiva resultat från era kvalitativa- och kvantitativa marknadsundersökningar. Antingen genom ren fakta ( % som tex. vill köpa) eller hur ni efter denna ändrat er affärsidé utefter resultatet. Om tex. majoriteten ansåg att ert tänka pris var för dyrt och ni därför hittat en anna leverantör som möjliggör detta så beskriv detta då det skapar en viktig röd tråd och är en framgångsfaktor.
Tänk även på att ha gjort en tillräckligt stor och korrekt undersökning så ni inte bara frågat era närmaste vänner på Facebook (som kanske inte ens tillhör målgruppen). Gör flera undersökningar och ta gärna in kvantitativa resultat från fler än 1000 personer från ”er målgrupp”. Då har ni ett mer rättvisande resultat och kan dra fler slutsatser även fast det såklart inte ger samma tyngd som ”riktiga”företag som ofta samlar in från många tusentals personer.
Företagets organisation och rådgivare
Bilder på er inkl. roll och er rådgivare är alltid bra så man ser vilka ni är. Dessutom kan ni ange varför ni valde just den/dessa rådgivare (vad de kan hjälpa er med) och ibland kan en mer utförlig beskrivning av er i företaget vara på sin plats om:
- rollen personen fått grundas på något speciellt tex. ekonomiansvarig eftersom hen är duktig på företagsekonomi eller är kassör i någon förening
- ni jobbar på något speciellt sätt tex. har ett gediget värdegrundsarbete, enligt en speciell konfiguration eller dylikt.
Ibland kan det även vara bra att ta upp ett stort närverk om ni verkligen drar nytta av detta.
Målsättning och vision
En viktig punkt i er affärsplan är era mål för företaget. Hur mycket ska ni sälja för under läsåret? Hur hög omsättning ska ni ha till jul? När ska ni lansera hemsidan? Hur ska ni kunna expandera? Vilken är er vision (dröm-mål)? Använd siffror från er budget och andra delar av er affärsplan för att visa att ni har höga men genomtänka mål. Även fast ni såklart kan skriva några kvalitativa mål är det ofta mer förtroendegivande att ange övervägande kvantitativa mål. Vilka mål av följande skulle du själv anse vara bäst om du skulle investera i ett företag?
Lära oss mer om entreprenörskap, ha roligt, utvecklas till en effektiv grupp enligt Firo
eller
Ha en vinst på 30 000 kr, lansera vår webbshop i januari, ha 1000 följare på Instagram i december.
Aktivitetsplan
För att se att era mål är realistiska behöver ni även göra en aktivitetsplan där ni tar upp viktiga saker som kommer att hjälpa er på vägen. När ska er produkt/tjänst vara klar? När ska ni ha rådgivarträffar? Ha klart er logga? När ska ni sälja och marknadsföra er osv? Använd gärna något grafiskt element för att visa detta och du glöm inte att stämma av med er likviditetsbudget så att de ting som kostar pengar även finns med där i ”rätt” månad.
Prissättning, likviditets- och resultatbudget
Det kan vara sjukt svårt att göra en budget första verksamhetsåret eftersom ni inte har några kostnader eller intäkter att utgå ifrån (som andra företag som tittar på föregående års budget/rapporter). Ett tips är därför att dels kontakta ev. leverantörer tidigt (för att välja den bästa) så att ni kan göra en klockren priskalkyl, Kolla även in ”gamla affärsplaner”. för företag som var i en liknande bransch som ni (din lärare har säkert flera och du hittar även exempel på UF:s hemsida) så får du ett hum om vilka kostnader som är vanliga och rimliga.
Det som är lika för alla är registreringsavgiften till Ung Företagsamhet på 300 kr (för försäkring mm.) men resten är upp till er. Hur mycket kommer ni behöva lägga ner på marknadsföring, monter, säljtillfällen, kontorsmaterial och övrigt mm? Här kan ni bara gissa såklart men tänk på att det inte är de höga intäkterna som är viktigast utan de låga kostnaderna.
Om du vill ha några fler konkreta tips så läs inlägget hur gör man en resultatbudget?
Sista sidan
På den allra sista sidan skall ni intyga att det som står i affärsplanen är korrekt. Det gör ni genom att skriva under med era personliga autografer. Om ni inte skriver planen i något speciellt program så går det jättebra att ta en bild på er underskrift och sen infoga den på rätt plats i affärsplanen. För att underskrifterna ska vara giltiga krävs det även namnförtydliganden och att ort och datum finns med på samma plats tex. Borås 15/11-2023.
Bilder och layout
Du har säkert hört uttrycket att en bild säger mer än tusen ord. I en affärsplan är detta viktigare än någonsin så när ni kan så använd bilder och andra grafiska element.
Tänk även på layouten så att affärsplanen inte blir tungläst, håll er till er grafiska profil och låt den gärna vara i liggande format eftersom många kommer att läsa den digitalt och då ser ”hela” sidan utan att behöva scrolla.
Var kan man skriva en affärsplan?
Det finns en mängd avancerade program som InDesign där ni kan designa er affärsplan precis som ni vill. Men programmet kostar pengar och tar tid att lära sig. Så om ni inte redan är ”proffs” på detta finns det fler mycket bra alternativ som:
Pimpa affärsplanen
För att göra er affärsplan så unik som möjligt kan ni välja att även ta upp saker som till exempel:
- marknadsföringsstrategi
- målgruppsanalys
- säljkanaler och sälj-stategi
- beskriva kärnprodukt, kringprodukt och metaprodukt
- break even, täckningsbidrag, täckningsgrad, pålägg o dyl
- priskalkyl även till återförsäljare
- planerad produktutveckling
- hållbart företagande (E5:an,)
- nätverkskarta
- bakgrund till företaget
- logotypens utforming
- företagsnamnets betydelse och framtagande
- Tillväxtstrategi: framtid och skalbarhet
Självklart finns det massor av andra saker ni kan ta upp men tänk på att ”less is more” så ni inte försöker trycka in mesta möjliga då affärsplanen troligen kommer att bli faktaspäckad och ofta svårläst.
När ska affärsplanen lämnas in?
Beroende på om ni tävlar med er affärsplan eller ej , er region, och er lärares anvisningar för kursen som ni bedriver UF i kan inlämningsdatum variera. Men om ni tävlar är det i region Älvsborg den 1/12 som gäller.
Tänk på att affärsplanen max får vara på 12 sidor, måste vara en pdf, skall ha minst textstorleken 12 punkter och bara får vara 10 MB stor. Den ska även vara skriven på ett affärsmässigt sätt och använda relevanta företagsekonomiska begrepp.
Kolla under designen då och då att inte storleken på affärsplanen överskrider 10 MB. Om den trots allt överskrider så kan du minska storleken en hel del genom att komprimera den.
Vad bedömer juryn?
Enligt Ung Företagsamhet kommer juryn att bedöma att:
- likviditets- och resultatbudgeten är korrekt.
- affärsplanen är realistisk och att det finns uppföljningsbara mål.
- varan eller tjänsten i sig skapar lönsamhet och är grunden i företaget, det vill säga vinsten får inte baseras på sponsring eller andra intäkter.
- affärsplanen har en genomgående röd tråd och en tilltalande layout.
samt
- hur UF-företaget har beskrivit och reflekterat över affärsplanens delar på ett utförligt och nyanserat sätt.
Nu vet du hur man skriver en affärsplan och det är bara att sätta igång. Men du glöm inte att främst skriva den för er egen del så att ni planerar de mål som ni verkligen vill nå framgångsrikt. Är du taggad?
