Hur funkar det i ditt UF-företag? Vet alla vad de ska göra och jobbar alla på lika bra? Eller tar allt väldigt långt tid och börjar det kanske till och med bli lite konflikter inom företaget? Vill du veta hur man ökar effektiviteten?
När man startar upp ett UF-företag är det massor av saker att göra på en och samma gång. Ni ska komma på en affärsidé, producera den, skriva affärsplan och mycket mycket mer. Då är det lätt att man missar att lägga tid på gruppens utveckling. Känner du igen dig?
För att förstå vad som händer när en grupp utvecklas mot effektivitet brukar jag använda FIRO-teorin (fundamental interpersonal relations oreintation) som modell. Denna teori bygger på Will Schutz ”forskning” i slutet av 50-talet på uppdrag av USA:s försvarsmakt.
FIRO beskriver olika faser som en grupp går igenom vilka består av tre huvudfaser och två mellanfaser. Om man känner till dessa blir det enklare att förstå vad gruppen går igenom och vad man kan göra för att jobba smart. Känner du igen ditt UF-företag i någon av följande faser?
Tillhörafasen
När ni precis hade startat UF-företaget var det säkert fokus på medlemskapet. Du ställde dig säkert frågor som; vill jag jobba med de andra, vill de andra vara med mig och passar jag in i gruppen?
Under denna fas är det vanligt att man:
- pratar för mycket (är överdrivet öppen) eller drar sig undan och är tyst
- är artig och säger inte alltid vad man tycker
- kontrollerar kompetensen hos de andra
- överdriver när man berättar saker för att verka bättre
- ifrågasätter gruppens mål och normer även fast man inte pratar om det
- undviker att starta konflikter
Känner du igen dig i ovan beskrivning? Antingen är din grupp kvar i denna fas eller så har ni redan gått vidare.
Gemyt
När ni jobbat ihop ett tag och alla känner att ni verkligen vill vara tillsammans brukar det sprida sig en känsla av lättnad. Ofta inträffar detta när ni börjat få saker och ting på plats som; att de formella rollerna (VD, ekonomiansvarig osv.) är klara, när ni fått bekräftat att er affärsidé håller (genom marknadsundersökningen) eller kommit igång med att producera er vara eller tjänst. Då känns det riktigt toppan och du ser fram emot att träffa alla i UF-företaget.
I mellanfasen Gemytet är det vanligt att man känner att man är med i det ”bästa UF-företaget” på hela skolan eller rentav i hela stan. Och inte så sällan tror man att denna känsla skall hålla i sig hela UF-året men tyvärr är detta lugnet före stormen.
Rollsökningsfasen
I den andra fasen övergår fokus till att fundera över hur mycket inflytande och kompetens du och de andra har. Detta inträffar förmodligen när ni får krångel på vägen tex. om marknadsundersökningen inte gav ett bra resultat eller när ni inser att er affärsidé måste förändras på något sätt. Det kan även vara en större uppgift som att skriva affärsplanen som gör att ni kommer hit.
Under denna fas är det vanligt att man:
- försöker uppnå eller undvika det formella (VD:n) eller informella ledarskapet
- säger emot, har hårda diskussioner, ger ogenomtänkt feedback eller startar konflikter med ledaren (VD:n eller läraren) eller gruppmedlemmarna
- bildar undergrupper vilket övriga ogillar
- väljer den minst inflytelserika medlemmen till informell ledare
- röstar om väldigt många beslut eftersom ni inte kan komma överens
Denna period är inte alltid så rolig men alla grupper måste gå igenom den och bara att du vet detta kommer att avdramatisera en del som händer. Det är inte alltid det blir stora bråk (bara hårda diskussioner) men det är vanligt att man tycker att allt med UF känns riktigt jobbigt under denna period. Men med rätt verktyg kommer denna fas gå lite fortare som jag kommer till lite längre ner till i inlägget.
Idyll
Nästa mellanfas är fantastisk eftersom ni i UF-företaget har en stark identitet och konflikterna och rollerna (de informella) är klara. Ni gör allt för att behålla den goda stämningen men har ofta för lite fokus på att lösa arbetsuppgifterna. Ni vill ju inte att det ska bli bråk igen, men tyvärr kommer det bli en sista strid innan ni når den efterlängtade sista fasen.
Samhörighetsfasen
Denna fas är fantastisk för nu vet alla vad var och en ska göra och jobbar både effektivt och smart. Här utnyttjar ni varandras kompetens och känner er enormt trygga (familjekänsla) och har mycket fokus på relationer samt samarbete i olika former.
Vanligt beteende är att man:
- litar på alla i UF-företaget och ställer upp för varandra i vått och torrt
- kan ge både positiv och negativ feedback och berätta precis hur man känner det utan problem.
- minskar det fysiska utrymmet och ökar kroppskontakten
- bildar undergrupper och använder dessa i arbetet utan att gruppen störs
- kan diskutera öppet och fritt och löser eventuella motsättningar snabbt & effektivt
- tar konsensusbeslut dvs. alla tycket att det som bestäms är okey
- kan sitta helt tyst tillsammans utan att det känns obehagligt.
Kontrollfrågor
Om du är osäker på vilken fas ditt UF-företag är i just nu kan du alltid ställa dig själv följande frågor:
- Om vad och hur diskuterar vi?
- Lyssnar vi på varandra?
- Vilka problem tar vi upp och hur hanterar vi konflikter?
- Hur sker arbetsfördelningen?
- Vad handlar feedbacken om?
- Hur ser vi på undergrupper?
- Vad händer när gruppen lämnas ensam (utan VD eller lärare)?
- Hur känns det när alla bara sitter helt tysta?
Om du reflekterar över ovanstående frågor och går tillbaka till beskrivningen av de olika faserna kommer du säkert få kläm på var ni befinner er just nu.
Hur jobbar man smart i de olika faserna?
Tillhörafasen
Här är det viktigt att skriva ett gediget samarbetsavtal så att ni är överens om era mål, vad som händer om någon inte gör som hen ska och vilka formella roller ni ska ha. Det är också viktigt att ni verkligen lär känna varandra och att ni ger varandra positiv feedback. Dessutom behöver ni läsa in er på er roll så ni vet vilka uppgifter som ni ansvarar för och öka er kompetens inom ert område. Ofta så får ni säkert utbildning av er lärare men annars finns ju alltid kursboken som ni kan grotta ner er i.
VD:n behöver här använda makt som ledarstil vilket betyder att hen har en tydlig dagordning och styr upp alla era möten. Hen skall under denna fas undvika att peka ut någon inför alla utan ta eventuell negativ respons individuellt. En tuff uppgift för VD:n är även att göra en baklängesplanering för året och läsa in sig på allas roller så att hen vet hur uppgifterna ska fördelas. Någon måste hålla i rodret för att ni skall nå era mål eller hur?
Er adminansvarig bör här lägga in teambuildningsövningar av olika slag så att ni lär känna varandra mer. Ni kanske får i uppgift att tex. göra en värderingssövning, berätta om en person ni beundrar eller kör Pandoras ask. På så sätt får ni en ökad förståelse för varandra och kommer närmare varandra.
Gemyt
Här behöver ni verkligen anstränga er för att fokusera på era arbetsuppgifter istället för att prata om trevligheter (vilket är lätt hänt),
VD:n måste ta ett tydligt grepp om vad som behöver göras och av vem/vilka. Dessutom bör hen fortsätta med att skicka ut dagordningen några dagar i förväg så att övriga vet vad som förväntas av dem vid nästa möte. Dessutom bör hen växla ledarstil mellan makt och handledning allt efter behovet hos medlemmarna och gruppen.
Admin bör genomföra fler lära känna övningar där ni tex. klargör vad ni förväntar er av varandra eller låter er berätta om det jobbigaste ni varit med om i ert liv så att ni lär känna varandra mer på djupet.
Rollsökningsfasen
Här är det viktigt att undvika konkurrerade aktiviteter och om ni blir irriterade på varandra att tänka på att använda feedbackreglerna innan ni öppnar munnen. Eftersom det känns jobbigt med undergrupper så be dessa att rapportera vad de gjort på egen hand så kommer det kännas bättre.
VD:n bör här konsekvent använda handledning eftersom kompetensen hos medlemmarna nu har ökat och påminna om målen, försöka motivera samt förbättra relationerna inom gruppen. Ibland är det bra att ta upp samarbetsavtalet igen för att se om alla står bakom detta nu när ni kan diskutera mer öppet. Eftersom ni är i en konfliktfas bör hen även tänka på detta och inte känna sig personligt hotad (lättare sagt än gjort) när någon ger hetsig kritik. Vidare brukar alla medlemmar vara mer inlästa på sina uppgifter så hen bör även låta respektive roll berätta hur hen tänker jobba vidare med en viss sak. Men fortfarande är en dagordning A och O.
Admin: Bör här hjälpa gruppen att hantera de konflikter som finns i UF-företaget. Planera även för att göra något kul tillsammans så ni kan släppa konflikterna för en stund som att gå på bio, ta en fika eller ha en hemmafest. Men även andra mer strukturerade teambuildingsövningar är effektivt.
Idyll
Här funkar det ganska bra i gruppen men reflektera själv över din roll och ta aktivt ansvar för dina arbetsuppgifter istället för att småprata med någon. Var heller inte rädd för att säga ifrån om du tycker eller tänker olikt de andra
VD:n; Hjälp gruppen att fokusera på gruppens uppdrag och påminn om era mål och kör på med en tydlig dagordning. Försök få till konsensusbeslut så ofta det bara går och växla mellan att handleda och att vara en auktoritet (dvs. delegera och var ett bollplank).
Admin: kolla noga så att inte gruppen undviker ta tag i konflikter och påminn alla om att ha en öppen kommunikation. Ta även direkt tag i de ev. konflikter som du uppmärksammar. Planera även in några härliga träffar så att gruppen kan utvecklas snabbare mot nästa fas. Vid det här laget har ni säkert massor av saker att fira som; en inlämnad affärsplan, lyckade försäljningstillfällen, publicitet eller dylikt. Så tänk ut vad alla gillar och bara gör det då kommer du hjälpa gruppen att ta sig till nästa härliga fas.
Samhörighetsfasen
Nu när ni äntligen är i väldens bästa fas så glöm inte av att belöna varandra. Ge varandra ofta cred för allt som fungerar bra. Men sluta heller inte med att ge varandra konstruktiv feedback.
VD.n: Ska fortsätta att ha en tydlig dagordning och även försöka fatta alla beslut på objektiva grunder. Det är även dags att nästan konsekvent ta konsensusbeslut så att hen får med sig alla på riktigt. Behandla alla i UF-företaget individuellt dvs. anpassa ledarstilen till vad var och en behöver vilket oftast innebär att bara vara en auktoritet. Under denna fas kan hen så att säga delegera ledarskapet så ofta hen kan eftersom kompetensen nu finns hos varje medlem då alla vet precis vad var och en ska göra.
Admin: Hitta på aktiviteter som bibehåller den positiva stämningen i UF-företaget. Du känner alla mer än jag så du vet säkert vad som ska stå på programmet.
Bra att veta
Enligt FIRO-teorin är en grupps mognad beroende av alla individer i gruppen. Det räcker därför med att en individ tycker att gruppen är i en tidigare fas för att hela gruppen skall betraktas som ”att den befinner sig i just denna fas”.
Gruppens mognad påverkas även negativt att tre aspekter, ny medlem, ledare eller uppgift som genast för gruppen tillbaka till tillhörafasen. Det är dock så att mognadsprocessen mot samhörighet går fortare för varje gång som gruppen genomgått något av ovanstående störningar.
Vad som händer inom företaget dvs. om någon slutar eller någon ny tillkommer eller om ni byter VD har ni såklart själva koll på och kan därför ofta hantera väl. Er utmaning är istället att det hela tiden kommer nya uppgifter som för er tillbaka; skriva affärsplan, säljtillfällen, monterbygge på UF-mässor osv. Detta gör att ni hela tiden slungas tillbaka men ibland kanske ni knappt märker av det eftersom det bara tar en kort stund innan ni är tillbaka i samma fas igen.
Effektivitet och ledaren
När ni är i tillhörafasen är ni mycket beroende av att läraren och VD styr och här ligger effektiviteten på ca 70 procent. Alla jobbar på så gått det går även fast ledaren inte skulle vara närvarande.
I rollsökningsfasen ligger effektiviteten mycket lägre på ca 10 -30 procent och om ledaren är borta blir det inte mycket gjort.
Under samhörighetsfasen är effektiviteten på topp (100 %) och ni jobbar på lika bra oavsett om ledaren är på plats eller inte.
Kunskap om gruppens utveckling
Att du har kunskap om hur grupper utvecklas kan vara ganska befriande till och med i rollsäkningsfasen. Om ni börjar bråka så kommer du troligen le lite för dig själv eftersom du förstår att ni bara är i rollsökningsfasen. Du kommer helt klart förstå varför det blev som det blev och att det inte är något personligt.
Dessutom är det säkert många av er som driver UF inom kurserna entreprenörskap eller entreprenörskap och företagande vilka båda har följande kunskapskrav :
- Eleven för resonemang om hur en grupprocess fungerar och vilken betydelse ledarskapet har för gruppens arbetsprocess.
Så kunskaper om vad som sker och hur er VD:s ledarstil påverkar gruppen kommer du troligen skriva om i någon inlämningsuppgift eller loggbok. Om du då kopplar dina tankar till FIRO kan det göra att du även lyckas bättre betygsmässigt i kursen. Dessutom kommer du ha nytta av denna kunskap hela livet då du säkert kommer att jobba i massor av olika grupper under ditt arbetsliv.
Hoppas du tycker detta inlägg var till hjälp och att just ditt UF-företag tar sig riktigt lång dvs. till tillhörafasen. För nu vet du ju hur man ökar effektiviteten eller hur?
