Hur gör man en resultatbudget?

Hur gör man en resultatbudget? Hur skiljer sig den från en likviditetsbudget? Vad är en priskalkyl, break even och nollpunktsomsättning? Om detta är frågor som du funderar på så har du förmodligen inte pluggat företagsekonomi eller så var det ett tag sen. Men lugn det är ”easy peasy” speciellt när det gäller UF-företag.

Det finns en mängd ekonomiska begrepp som vid första anblicken kan verka hur krångligt som helst. Men egentligen är det lätt och logiskt och det enda som kan vara lite komplext är att få fram varu- och produktionskostnaden för din produkt eller tjänst. Resten brukar vara enkelt om du bara utgår från marknadsundersökningarna och gör rätt research.

Varför ska man göra en budget?

Syftet med en budget är främst att hjälpa företaget att nå sitt ekonomiska mål tex. en viss vinst. Man kan säga att budgeten är en avancerad gissning för hur mycket ”inkomster” och ”utgifter” UF-företaget kommer att ha under året. För att göra dessa ”gissningar” får du utgå från din affärsidé, göra prognoser och tänka till.

Vet du vad varan kommer att kosta att köpa in eller producera? Alternativt vad materialet för att utföra tjänsten kommer att gå på? Vilka andra kostnader kommer du ha? Hur många produkter eller tjänster kommer du kunna sälja? Detta kan såklart ibland vara svårt att klura ut och kan ta lite tid. Men en budget är din möjlighet att ”se till” att företaget inte går med förlust utan tvärt om med vinst.

Genom din budget kommer du nämligen kunna planera bättre, kolla avvikelser och även få en uppfattning om hur mycket riskkapital du behöver samla in.

Ekonomiska begrepp

I dagligt tal använder vi ibland begrepp som utgifter, utbetalningar och kostnader för samma sak. Men inom företagsekonomi betyder begreppen olika saker och för att kunna göra en korrekt resultatbudget måste du ha koll. Det är egentligen väldigt lätt bara du tänker såhär:

Utbetalningar, utgifter och kostnader

utbetalningar sker nät pengarna lämnar företaget, tex. när du betalar något kontant eller en faktura via din bank. Det kan också vara riskkapital som du betalar tillbaka i slutet av UF-året.
utgifter får företaget direkt när du köper en vara eller tjänst oavsett om du betalar den direkt eller senare via faktura.
kostnad är ”förbrukade”utgifter under en viss period tex. UF-året. Men eftersom UF-företaget avvecklas kommer dina utgifter automatiskt bli kostnader. Om du istället hade drivit ett AB skulle tex. osålda varor (varulager) inte räknats som en kostnad förrän de var sålda. Detta betyder att vanliga företag kan ha en utgift och utbetalning för varor ena året och först året efter ha ett kostnad.

Inbetalningar, inkomster och intäkter

inbetalningar sker då det kommer in pengar till UF-företaget tex. till kassan eller banken. Betalningen kan ske direkt kontant eller swishas när en kund köper företagets vara på tex. UF-mässan. Inbetalningen kan även göras via en banköverföring när kunden väl betalar fakturan för varor eller tjänster efter kredittiden ( vanligen 10-30 dagar). Inbetalningen kan även vara i form av riskkapital som du samlar in vid starten av UF-året.
inkomster får företaget så fort du säljer en vara eller tjänst oavsett om den betalas direkt eller senare genom en faktura. Ibland sker därför inkomsten och inbetalningen samtidigt som vid en kontant försäljning av varan. Men andra gånger kommer inbetalningen först senare.
intäkter är de inkomster som även levererats (varor) eller utförts (tjänster) till kunden under en viss period tex. ett UF- år. Eftersom UF-företaget bara drivs under ett år kommer intäkterna vara detsamma som inkomsterna.

Andra begrepp som också är bra att ha koll på är fasta, rörliga och halvfasta kostnader. Dessa används nämligen för att göra olika beräkningar tex. vid en lönsamhetsanalys.

Vad är fasta kostnader

En del kostnader påverkas inte av hur många varor eller tjänster du planerar sälja. Det spelar alltså ingen roll om du säljer 100 eller 1000 varor eller tjänster, registreringskostnaden till UF är 300 kr oavsett volymen. Exempel på andra fasta kostnader är tex. mässkostnader och arbetskläder. Men att de är fasta betyder inte att de inte kan öka eller minska. Du kanske förstör dina första arbetskläder och därför måste köpa in nya men denna kostnad har ju inget direkt samband med en ökad försäljning.

Vad är rörliga kostnader

En rörlig kostnad däremot ändras beroende på försäljningsvolymen dvs. hur många varor eller tjänster du säljer. Desto fler varor eller tjänster du säljer desto högre kostnader får du. Om du tex. säljer 1000 varor så kommer du ha en mycket högre varukostnad än om du säljer 100. Exempel på andra rörliga kostnader kan vara förpackning, frakt och tull.

Vad är halvfasta kostnader

Ibland kan det vara svårt att skilja på fasta och rörliga kostnader. De ”fasta kostnaderna” är kanske inte så fasta om tex. företaget säljer bra och därför måste köpa in fler kvittoblock (kontorsmaterial). Därför kallas en del kostnader för halvfasta. Men i lönsamhetsberäkningar räknas ändå halvfasta till de fasta. Detta beror på att sambandet inte är lika starkt med försäljningsvolymen som för rörliga kostnader. Alla kunder vill ju inte ha ett utskrivet kvitto.

Alla UF-företag behöver göra två olika sorters budgetar. En likviditetsbudget som tar upp alla inbetalningar och utbetalningar samt en resultatbudget som visar beräknade intäkter och kostnader. Dessa budgetar har två olika syften men kommer båda vara ett viktigt redskap för ett framgångsrikt ekonomiskt resultat.

Resultatbudget(RB)

Den allra viktigaste budgeten är resultatbudgeten eftersom den beräknar hur lönsamt företaget kommer att bli. Desto högre intäkter och ju lägre kostnader företaget har ju större vinst kommer företaget beräknas få. Som UF-företagare kan det ibland vara svårt att veta var man ska börja. Om du följer nästa steg så kommer du få en flygande start och snart få koll.

Priskalkyl

Första steget är såklart att få koll på vad materialet kommer kosta till din vara eller tjänst. Så ta kontakt med flera leverantörer och be dem skicka ett prisförslag. På så sätt kan du jämföra och välja den bästa leverantören som har en god kvalitet till rätt pris. Under detta moment är det smart att påbörja arbetet med att göra en priskalkyl liknande den nedan för exempelföretaget.

Eftersom leverantör 2 i exemplet hade bäst pris och kvalitet valde företaget såklart att gå vidare med dem. Som du ser kan det vara lite lurigt om man inte noga kollar upp ev. hemtagningskostnad dvs. kostnad för frakt, tull eller försäkringar. Då kan det vara lätt att man väljer en leverantör som i slutändan blir dyrare, genererar ett lägre pålägg och vinst.

När du tagit fram den ingående varukostnaden (inköpspriset) till din priskalkyl är det dags att gå vidare till nästa del av beräkningarna.

Obs! Ibland kan dessa moment ske samtidigt om din leverantör har ett billigare pris vid en högre beställningsvolym.

Beräkna volym

Fundera på hur många varor eller tjänster som företaget kan sälja. Var intresset stort vid marknadsundersökningarna? Vilka och hur många säljkanaler kommer du använda? Hur ser era konkurrenters priser ut? Kan det hända något i samhället som påverkar din målgrupps köpbeteende?

Hur många är ni i företaget? Fler personer leder ofta till ökad personlig försäljning genom era nätverk. Var och hur ofta kommer företaget kunna marknadsföra sig (sociala kanaler, vid nätverksmöten o dyl)? Hur många varor/tjänster brukar UF-företag på din skola kunna sälja (kolla i föregående års UF-företags årsredovisningar)?

Om marknadsundersökningarna visade att majoriteten var intresserande, ni är många i företaget och planerar för en mängd marknadsföringskampanjer och försäljningskanaler då kan du utgå från ett högt antal sålda produkter/tjänster. Det vill säga om du ligger lägre eller i nivå med dina konkurrenters priser och det inte händer något negativt i samhället.

Men om det är tvärtom; inte så många som var intresserade, ensam i företaget, få säljkanaler och planerar marknadsföra företaget ganska lite. Då kan du räkna med ett färre antal sålda varor eller tjänster speciellt om du tar ett högre pris än konkurrenterna.

Tänk på att antalet såklart även beror på, om varan/tjänsten är billig/dyr, en dagligvara, förbrukningsvara/sällanköpsvara och om den är av god kvalitet eller inte.

Beräkna fler rörliga kostnader

Förutom varu- eller materialkostnaden och eventuell hemtagningskostnad är det ibland fler rörliga kostnader som tillkommer som därför behöver undersökas.

Om du ska sälja en vara och inte kan producera den själv så undersök (ta in flera anbud) vad detta kommer att kosta. Ska du även ha någon speciell förpackning? Välj den leverantör som håller en hög kvalitet till bästa pris.

Beräkna fasta kostnader

Därefter är det dags att tänka ut vilka andra kostnader som UF-företaget kommer att ha . Förutom registreringskostnaden till UF som är givet, kan kostnader tillkomma för tex.;

verktyg för produktionen
försäkring (utöver den som ingår i UF-paketet)
telefon
marknadsföring
UF-mässor
monter
marknader
arbetskläder
transport
broschyrer
visitkort
hyra (av lokal).

Med utgångspunkt från ditt UF-företags förutsättningar måste du beräkna vilka av dessa kostnader du kommer att ha och hur stora de kommer att bli. Detta kan du göra genom att:

Kolla upp (ring, maila ,googla) priset för var och en av dessa kostnader.
Kika i ”gamla” UF-företags affärsplaner (finns i inloggat läge på UF) vilka alla innehåller en resultatbudget.
Titta i ”gamla” årsredovisningar där du ser vilka intäkter och kostnader förra årets UF-företag faktiskt hade. Förmodligen har din UF-lärare ett antal på lager som du kan få tillgång till eller varför inte ta kontakt med ”gamla UF-elever” själv?
Smart är att även höra med din rådgivare och UF-lärare vilka kostnader som de tror att ditt företag kommer att ha.

Tänk noga igenom vilka rörliga och fasta kostnader som verkligen är nödvändiga. Tänk från ett hållbarhetsperspektiv och välj leverantörer noga och ta bort alla kostnader som verkligen inte är ett måste.

Konstruera en resultatbudget

När du fått fram all information är det dags att börja med resultatbudgeten. Använd gärna Excel eller Kalkylark så kan du ta hjälp av olika funktioner som underlättar arbetet. Börja med att göra en ”budgetmall” som är anpassad för ditt företag.

Du kan ta hjälp av exemplet nedan till vänster, men tänk på att bara lägga in de kostnadsslag (tex. monter) som är aktuellt för ditt företag. Dessa kan såklart vara färre eller fler än de i exemplet precis som även kostnaderna kan variera. Om du tex. kommer att använda många betalda annonser på tex. Facebook och Instagram så blir marknadsföringskostnaden högre än om du gör detta mer sällan.

Därefter är det dags att fylla i den totala varuförsäljningen. Här utgår du från resultatet från marknadsundersökningen, konkurrenternas priser samt dina varukostnader( början på priskalkylen).. Fundera på hur stort pålägg (det som ska täcka dina kostnader och önskad vinst) som är rimligt. Multiplicera sen antal produkter med försäljningspriset per styck och skriv in summan vid varuförsäljning. I exemplet nedan till höger räknade företaget med 200 sålda produkter som skulle kosta 210 kr styck.

Exempel på resultatbudget

Funktion i Excel och Kalkylark

För att det ska gå smidigt att ändra i budgeten så använd ”knappen” för olika funktionen i Excel eller Kalkylark. Markera först den cell (1) där summan för intäkter står, klicka sen på symbolen funktion i menyn (2) och ange summa (3) (se bild nedan). Dra uppåt för att markera även cellen för varuförsäljning (eller fler om du har många intäkter) och tryck på enter. Nu kommer programmet automatiskt räkna ut vad summan blir för de totala intäkterna. Gör på samma sätt för kostnaderna.

Obs! Om du använder Kalkylark funkar bara denna funktion om du inte har mellanslag mellan siffrorna. Så skriv tex. 10000 istället för 10 000.

För att sen få fram det beräknade resultatet markera cellen för summa intäkter och välj min (betyder minus). Därefter skriver du in ett minustecken och markerar även cellen för summa kostnader. Slutligen trycker du på enter och du kan se det beräknade resultatet.

När alla funktioner är på plats kan du sen ändra summorna för de olika kostnadslagen och prova dig fram. Fortsätt tills du får fram en vinst som du känner dig nöjd med och ett konkurrenskraftigt försäljningspris. Gör även din slutgiltiga priskalkyl som kan vara bra att ha till olika beräkningar tex. om du väljer att utöka ditt sortiment och till affärsplanen.

Divisions- och påläggsmetoden

Genom att använda divisions- eller påläggsmetoden kan du löpande kolla av vad ett ”nytt” försäljningspris blir. Om du tex. vill höja försäljningspriset om företagets kostnader ökar eller efterfrågan plötsligt blir större än förväntat. Alternativt om du vill sänka priset vid vissa kampanjer i samband med UF-mässan eller utförsäljningen i slutet av året.

Divisionsmetoden används för att räkna ut vad du kan ta för försäljningspris för en (1) vara eller tjänst enligt följande formel:

Vara: totala kostnader + önskad vinst/ antal varor = pris per styck

Tjänst: totala kostnader + önskad vinst/ antal timmar = pris per timme

Om du istället planerar att sälja flera olika varor använder du påläggsmetoden istället.

Pålägget räknas först ut genom följande formel; fasta kostnader + önskad vinst/ rörliga kostnader. Därefter multipliceras pålägget med den rörliga kostnaden för respektive vara dvs. ingående varukostnaden.

För företaget i exemplet ovan blir pålägget (4000 + 26 000/12 000 =) 250 %. Försäljningspriset för en av varorna blir då 60 * 3,5 = 210 kronor. För en annan: 10 * 3,5 = 35 kr. Man kan även räkna ut detta i två steg; 10 + 10*2,5= 35 kr.

Likviditetsbudget(LB)

Även fast du nu med hjälp av din resultatbudget kommer beräkna att UF-företaget ska gå med en viss vinst så är det även viktigt att ha koll på kassaflödet. Det är nämligen så att du måste se till att det finns pengar till alla utbetalningar under hela året och speciellt innan du börjar sälja din vara eller tjänst. Därför ska du även göra en likviditetsbudget med alla uppskattade in- och utbetalningar för varje månad. Dessutom är denna budget superviktig för att veta hur mycket riskkapital du behöver samla in.

Likviditetsbudgeten skiljer sig alltså från resultatbudgeten genom att den tar med ”lån” som riskkapital som inte påverkar resultatet. Om du kikar på bilden nedan ser du även att rubrikerna är annorlunda och att det finns något som heter ingående- och utgående balans. Ingående balans betyder vad som finns i din kassa eller bank i början av månaden och utgående balans vad som finns i slutet.

Tips för arbetet med likviditetsbudgeten

När du börjar göra denna budget kan du sätta in en nolla vid ingående balans i september (om det är din startmånad). Sen får du dela upp alla intäkter och kostnader som du har i RB så att summan för en rad i LB blir lika stor som i RB. Om vi tittar på tex. förpackning i LB ( i exemplet) ser du att det finns tre månader som tar upp denna utbetalning. Oktober då man ska betalar en prototyp, november när den stora beställningen sker och januari där en tilläggsbeställning ska betalas.. Om du summerar dessa; 20 + 1800 + 180 så blir det samma summa som i RB dvs. 2000 kr.

Föregående månads utgående balans blir automatiskt nästa månads ingående balans och därför kommer maj månads (om det är din sista månad) utgående balans vara densamma som årets resultat i RB. För vanliga företag är det såklart inte så eftersom de kan ha lån en längre tid medan du måste betala tillbaka riskkapitalet din sista verksamma månad.

Om du gör precis som du gjorde i RB dvs. använder funktionen summa (fast vågrätt) kan du få fram en kontroll mot RB och slipper göra onödiga misstag. Du kan även använda funktioner så att utgående balans automatiskt skrivs in som ingående balans nästkommande månad.

Det är även bra att tänka till så att varuinköpen sker innan försäljningen börjar och utbetalningarna för monter o dyl återfinns före eller samma månad som UF-mässan går av stapeln.

I denna budget får du alltså en överblick över hur mycket riskkapital du behöver samla in så att du aldrig ligger nära en låg utgående balans. I exemplet ovan ser du att november månad bara har 330 kr i utgående balans vilket kan vara riskabelt. För vad händer om företaget inte skulle lyckas samla in 10 000 i riskkapital och inte kan betala för varuinköpen?

Lönsamhetsanalys

Hur lönsamt ditt UF-företag kommer att bli beror både på hur högt ditt försäljningspris är i relation till dina kostnader och försäljningsvolym. Om du planerar sälja många varor eller utföra tjänsten under många timmar behöver du kanske inte tjäna så mycket på varje vara eller timma. Men om det är tvärtom vilket det ofta är när man både går i skolan och driver företag behöver man tänka till lite extra. Därför är det bra att i samband med din RB och LB även göra en lönsamhetsanalys.

Om det är så att du ska sälja en (1) vara eller tjänst (med ett fast försäljningspris) kan du räkna ut Break Even. Men om du planerar sälja flera varor eller en tjänster som prissätts på olika sätt hoppa ner till rubriken nollpunktsomsättning och säkerhetsmarginal.

Break Even och säkerhetsmarginal

Om du ska sälja en vara eller tjänst är det viktigt att veta hur många du behöver sälja för att intäkter och kostnader som minst ska bli lika stora dvs. nollpunktsvolymen. Ditt mål är såklart att överträffa denna genom att ha en hög säkerhetsmarginal. För att räkna ut Break Even behöver du ta fram de fasta (inkl. halvfasta) och rörliga kostnaderna

Formel för break even

Börja med att titta i din RB och se vilka kostnader som är fasta respektive rörliga. Använd därefter följande formel:

Fasta kostnader /täckningsbidrag ( dvs.försäljningspris per styck – inköpspris per styck) = Break Even

I exemplet nedan ser du att de rörliga kostnaderna är grönmarkerade och de fasta gulmarkerade. Eftersom företaget tänkte sig sälja 200 varor, räknat ut att försäljningspriset per styck blir 210 kr( 42 000/200) och kollat att inköpspriset är 60 kr( 10 000+2000/200) kommer de ha en Break Even på 27 varor. Detta eftersom denna siffra alltid avrundas uppåt då det är omöjligt att sälja 26,66 varor.

Eftersom de planerar att sälja 200 st har företaget en god säkerhetsmarginal som räknas ut genom följande formel:

Budgeterad försäljningsvolym – Break Even= säkerhetsmarginal i antal

Företaget i exemplet beräknar alltså sälja 173 fler än vad som krävs för att få ett nollresultat. Detta är bra och viktigt att veta ifall de skulle ha missbedömt tex. kundernas efterfrågan. Även fast de bara skulle sälja 100 varor skulle de ändå gå med en viss vinst.

Nollpunktsomsättning och säkerhetsmarginal

Om du ska sälja flera produkter som har olika försäljningspris eller en tjänst som kan variera i försäljningspris ska du räkna ut nollpunktsomsättningen. Detta eftersom det inte finns något sätt att beräkna minsta antalet sålda varor eller tjänster. Istället räknar du ut minsta antal ”tjänade” kronor.

Formel för nollpunktsomsättning

Formeln för att räkna ut nollpunktsomsättningen är fasta kostnader i kronor/ 1 – andelen rörliga kostnader (av varuförsäljningen) i procent.

Om vi tittar på exemplet nedan ser uträkningen ut enligt följande; 4000/(1 – 0,285) = 4000/0,715 = 5594 kr. Detta innebär att företagets nollpunktsomsättning dvs. den summa de måste sälja för om intäkter och kostnader skall vara lika stora är 5594 kr.

Däremot spelar det ju ingen roll vilken av företagets varor som säljer mest utan det är den totala intäkten för hela sortimentet som räknas. Precis så har ju de flesta företag det, för hur många känner du till som bara säljer en produkt? Varken IKEA, H&M eller ICA men kanske en hel del UF-företag såklart.

Företagets säkerhetsmarginal räknas ut genom formeln:

Budgeterad försäljning – nollpunktsomsättningen = säkerhetsmarginalen i kronor

Företaget i exemplet beräknar sälja för 42 000 och har en nollpunktsomsättning på 5594. Detta innebär att de har en säkerhetsmarginal på 36 406 kr. Inte illa eller hur?

Formler och tips

Andra saker du kan tänka på när du gör dina budgetar, skriver affärsplan eller för att hålla koll på ekonomin är att:

beräkna säkerhetsmarginalen i procent. Då dividerar du säkerhetsmarginalen med budgeterad försäljningsvolym. I exemplet ovan blir därför säkerhetsmarginalen 86,7 procent (36 406/42 000). I procent kan det bli tydligare att din säkerhetsmarginal är hög vilket kan vara smart att tänka på för din affärsplan.
kolla att du ”håller” budgeten vid tex. en halvårsavstämning. Gör därför även en budget för tex. september till december. Ta hjälp av din LB och summera alla rader för in- och utbetalningar (förutom riskkapitalet) för de aktuella månaderna. Skriv sedan ut en resultatrapport för samma period i bokföringsprogrammet tex. Visma eller Fortnox. För slutligen in siffrorna bredvid de olika kostnadsslagen. Sådär då har du en överblick och kan se om du håller budgeten eller om du har några oroväckande negativa avvikelser.Om du tex. säljer mindre eller har högre kostnader än planerat kan du ta tag i detta i tid.
även kontrollera att din likviditetsbudget stämmer överens med din årsplanering (Gantt-schemat). De aktiviteter som innebär inbetalningar eller utbetalningar tex. varuförsäljningen, varuinköp osv. ska återfinnas i samma eller angränsande månad i både LB och Gantt-schemat så att det syns att du tänkt till. Det vore ju konstigt om du planerade sälja varor men inte får några inbetalningar senast månaden efter (vid faktura). Eller att du inte köpt in varor före ditt första säljtillfälle, eller hur?

Likviditetsbudget och Gantt-schema

Nu kanske du tänkte till och tror dig hittat ett fel i LB och Gantt-schemat ovan? Företaget i exemplet planerar ju för marknadsföring under hela året i Gantt-schemat men har bara utbetalningar i LB november till april. Men detta företag planerade för organisk marknadsföring via sociala medier under de första månaderna dvs. obetald marknadsföring.

Man skulle även kunna ifrågasätta varför det inte finns någon marknadsföringskostnad i maj. Men i affärsplanen förklarar de att de inte ska ombilda företaget till en annan bolagsform. Därför är det onödigt att lägga pengar på marknadsföring samtidigt som företaget håller på med sin avveckling. Men om du tänker driva företaget vidare så skall du självklart även budgetera för dessa utbetalningar året ut. Detta gäller även om du har som mål att delta i tävlingen årets affärsplan.

Hoppas du efter att ha läst detta inlägg, tycker att budgetarbetet blir ”a piece of cake” och att arbetet går smidigt. Men om du kör fast så tveka inte att fråga din UF-lärare eller rådgivare. Ofta är det bara en sista förklaring som behövs för att allt ska falla på plats så din resultatbudget blir perfekt!