Skall ni ställa ut på en lokal mässa, regional UF-mässa eller delta på SM? Om ni lägger ner tid före, under och efter mässan så kommer den inte bara bli en fantastisk upplevelse utan så mycket mer. Här kommer därför några tips!
Att tänka igenom alla steg före en mässa är A och O för att ni skall få ut så mycket som möjligt. Ett par obekväma skor, otydlig prissättning eller en monter som inte blir klar i tid, kan få det bästa UF-företaget att framstå i dålig dager. Så förbered er supernoga så att ni kan visa upp ert allra bästa jag och glänsa på er UF-mässa.
Före en UF-mässa
Förutom att såklart designa er monter eller utställarplats behöver ni även förbereda eller kolla över en hel del andra ting. Detta gäller allt från att sätta mål till olika marknadsaktiviteter.
Scheman & mål
- Gör ett byggschema för montern /utställarplatsen så ni tex. vet om det är bäst att börja fixa med väggarna eller golvet först eller vem som skall göra vad.
- Sätt upp ett transport & hämtschema så ni vet vem som ska hämta vad, var och när. Det är smart att ha hämtat allt i god tid före mässdagen om ni har möjlighet till detta. Om ni transporterar sakerna själva så behöver ni kanske även låna en bil och släp eller dylikt så boka även in detta.
- Gör ett bemanningsschema dvs. mellan vilka tider som respektive personer ska bemanna montern/utställarplatsen. Bäst är ofta om två personer som kompletterar varandra står i montern/utställarplatsen samtidigt och en tredje finns tillhands i närheten ifall det skulle bli många besökare.
- Fixa ett walk-around-schema för de som inte bemannar montern/utställarplatsen och förbered ett manus för vad de ska säga för att locka besökarna till er plats.
- Sätt upp mål för mässan som för antal sålda produkter, säljsamtal, nya nätverkskontakter och dylikt.
Praktiska förberedelser – saker
- Kolla över så att ni har ett tillräckligt stort lager med varor så ni inte står utan i slutet av dagen.
- Fixa växel och ett kassaskrin eller något annat lämpligt sätt att förvara de kontanter som kan komma in.
- Kontrollera så ni har alla verktyg som behövs för att sätta upp och ta ner er monter som stege, skruvmejsel, hammare osv. Kolla även så ni har med er de grenuttag och förlängningssladdar som behövs och ev. tejp för att fästa dessa.
- Köpt in ett kvittensblock eller skrivit ut kvittomallar (enligt lag måste ni erbjuda alla kunder kvitton).
- Fixat en tydlig prisskylt. Glöm heller inte visa upp ert Swishnummer.
- Ordnat visitkort (digitala eller i pappersformat)
- Se till att ni har profilkläder och bra skor. Det är lätt att få ont i fötterna när man står en hel dag. Tänk på att inte använda kläderna under byggtiden då det är lätt att man smutsar ner sig.
- Kontrollera att ni har relevant information i montern vilket kan vara produktbroschyr, olika ”paket” för er tjänst och er affärsplan. Tänk på att det ofta fungerar bra att ha det ni behöver i digitalform som på er dator eller platta.
- Kolla så ert företagsnamn & logga/varumärke tydligt kommer synas i montern/utställarplats.
- Om ni bjuder på någon mat, dryck eller godis se till att ni även har en papperskorg där besökarna kan slänga resterna.
- Kolla upp så att de tekniska prylar ni kommer ha i montern /utställarplatsen verkligen fungerar som de ska. En dator som inte är uppdaterad kanske gör att er reklamfilm inte startar o dyl.
Ta också reda på var ni kan förvara saker som privata väskor, kläder och verktyg om ni inte kan gömma dessa i montern/utställarplatsen. Ibland finns det speciella utrymmen eller garderober för detta men ganska ofta finns det ingen anvisad plats. Då behöver ni minimera dessa saker eller lägga in grejerna i någons bil eller likande utanför mässlokalen.
Praktiska förberedelser – träning & koll
- Läs på om er vara eller tjänst samt ert företag så ni kan svara på alla tänkbara frågor. Vad innehåller varan för ämnen? Hur jobbar ni kooperativt? Varför valde ni just den grossisten? Hur prissatte ni varan? Desto mer ni kan om er affärsidé desto proffsigare intryck kommer ni att ge.
- Öva grymt många gånger på er säljpitch som säljansvarig säkert har gjort ett grundmanus för. Kör gärna rollspel där ni tar olika kundroller som den sociala -, ointresserade- och ifrågasättande kunden.
- Kolla in monterkartan så ni vet vilka UF-företag som är placerade runt er monter. Fundera på om ni kan ha något samarbete eller om ni bara ska se dem som konkurrenter. Om ni kollar in deras sociala medier kan ni kanske även klura ut deras styrkor och svagheter och förhoppningsvis använda denna info så ni kan toppa er monter/utställarplats-design.
Benchmarking
Undersök om ni har ett A-, B- eller C-läge för er monter/utställarplats.
- A= nära ingången, café eller liknande eller en plats bredvid ett UF-företag som drar mycket folk men som har en helt annan produkt/tjänst än er.
- B= nära gångstråk där folk rör sig ganska mycket.
- C= I utkanten av mässan eller nära ett företag som är en stor konkurrent med samma målgrupp.
Beroende på er placering kan ni agera strategiskt dvs. ju längre ifrån ett A-läge ni har desto mer aktiviteter bör ni sätta in. Detta kan vara allt från marknadsföring, aktiviteter i montern/utställarplatsen till att lägga mer tid på att ” sälja in ” er vara/tjänst utanför utställarytan.
Ett C-läge behöver alltså mer aktivitet än ett A-läge men med rätt aktiviteter behöver det inte alls vara till er nackdel utan tvärtom.
Marknadsaktiviteter
- Marknadsför er och UF-mässan i god tid på era sociala kanaler , via word of mouth och skicka gärna även personliga inbjudningar till rådgivare och andra ni har på er maillista (kolla dock vad som gäller enligt marknadsföringslagen)
- Bestäm om ni skall ha någon tävling i montern eller via sociala medier för att locka fler besökare till just er monter/utställarplats på mässan. Glöm dock inte att kolla vilka regler som gäller för tävlingar på sociala medier.
- Fundera på om ni kan ge bort någon form av giveaways kopplat till er affärsidé på mässan.
- Undersök möjligheten till samarbeten med andra UF-företag. Mer kring detta kan du läsa om i inlägget hur man designar en monter.
Som du märker är det en hel del saker att ha koll på i förväg för att lyckas bra på en UF-mässa. Men för att få ut så mycket som möjligt behöver ni även agera genomtänkt under och efter mässan. Vill du veta mer?
Under en UF-mässa
I god tid före öppningen av UF-mässan ta en sista kik så att montern/utställarplatsen ser ren och fin ut. Era kläder och verktyg skall inte vara synliga och därefter bör du även tänka på att:
- vara aktiv och ta kontakt med så många som möjligt som rör sig omkring er monter/utställarplats.
- pröva olika inledningar på din säljpitch beroende på vem som du pratar med kopplat till olika kundtyper.
- försöka att möta invändningar med olika motargument och notera vilka som fungerar bäst.
- ha ett inbjudande kroppsspråk, sök ögonkontakt och om det ”passar” kör ”killern” dvs. skaka hand så har du större möjlighet att få till en försäljning.
- använd något system så att du och din kollega som står i montern/utställarplatsen vet vem som ska ta kontakt med kunden. Du kanske tar alla som kommer från vänster medan kompisen tar de från höger.
- håll rasttiderna och kom i god tid till ditt pass
- visa att ni samarbetar väl och täck upp för varandra. Om din kollega inte kan besvara någon fråga så fyll i eller ställ upp om en kund behöver hjälp med att bära ut sina varor till bilen eller busshållplatsen.
- byt visitkort eller lägg till intressanta kontakter på Linkedin.
- ta upp intresseanmälningar eller samla in mailadresser för att kunna skicka ut erbjudanden (kolla först vad som gäller enligt GDPR)
- ta kort under mässan som ni delar direkt på sociala medier och för att senare kunna lägga upp på er hemsida. Använd gärna stories så att era följare kan se allt från bygget av montern /utställarplatsen till när det är dax för rivning.
Tänk även på att aldrig sitta ner i monter/utställarplatsen, stå med ryggen mot besökarna, äta, prata i mobiltelefon eller bara prata med kollegan eller andra utställare. Och du montern får aldrig lämnas tom!
Efter en UF-mässa
När UF-mässan är över och ni rivit er monter/utställarplats är det smart att även utvärdera hur det faktiskt gick. Detta är viktiga erfarenheter som ni kommer att ha med er till nästa mäss- eller säljtillfälle.
- Utvärdera mässan genom att se vilka mål som ni inte nådde, klarade och överträffade. Fundera över varför utfallet blev som det blev och skriv så snart ni kan ner era tankar.
- Analysera även vad som skulle kunnat gjorts annorlunda vad gäller hämtnings-, bygg-, bemannings- och walk-aroundschemat
- Diskutera inom företaget vilka säljargument som gick hem bäst och gör på samma sätt med invändningsargumenten.
- Be varandra om respons vad gäller både säljpitchar och annat agerande under mässan.
- Följ upp de kontakter ni fått under mässan.
- Lägg upp höjdpunkterna av era ”bilder och stories” från mässan på era sociala plattformar och hemsidan.
Avslutande tips
- Tänk på att man inte alltid behöver komma till ett avslut som innebär att kunden köper er vara eller tjänst just nu. Ibland kan ett avslut innebära att ni bara bestämmer att ni skall ha en fortsatt kontakt. En mailadress, telefonnummer eller ett inbokat möte kanske är det bästa för kunden just nu och även er i en förlängning.
- Glöm inte att i god tid kolla så att all teknik och belysning funkar före UF-mässan börjar.
- Passa på att ta en extra kik på era konkurrenters montrar om ni snart kommer att ställa ut på ytterligare en UF-mässa. Hur ser montrarna ut? Vad erbjuder de för varor och tjänster? Har de några speciella aktiviteter? Kopiera det som är bra med er egen twist, men försök framför allt komma på något som skiljer er monter/utställarplats från konkurrenternas.
- Ta chansen på din rast att prata med andra utställare (när de inte står i sin monter) och bredda ditt nätverk. Dessa kan ingå i framtida samarbeten, bli din chef eller anställda någon gång framöver.
- Glöm heller inte att le hela tiden även fast du får kramp. Leenden säljer!
- Du kanske blir sugen på att ställa ut på fler mässor under våren så kolla även in alla mässor
Men en god planering, genomförande och utvärdering kommer er UF-mässa troligen bli en av höjdpunkterna under året. Hoppas att du gillade detta inlägg och att du känner dig riktigt taggad.
