Hur avvecklar man ett UF-företag?

Tänk vad fort UF-året har gått och att det snart är dags att lägga ner! Hoppas du tyckt att det varit ett spännande år och att du fått mersmak på entreprenörskap. Vill du veta mer om hur man avvecklar ett UF-förtag eller kanske tvärtom hur du driver det vidare?

Under ditt år som UF-företagare har du säkert lärt dig massor av nya saker. Allt från att skriva affärsplan och marknadsföra till att sälja er vara eller tjänst. Nu har du bara de allra sista momenten kvar; avveckling, årsredovisning och bolagstämma. Tänk på att göra allt i rätt ordning så kommer du både spara tid samt känna dig grymt nöjd och stolt över ditt UF-år.

Arbetsgång

Försök inte göra allt dvs. skriva årsredovisning, betala tillbaka riskkapitalet och sälja slut lagret på samma gång. Följ istället nedanstående punkter så kommer ni snart ha betat av allt på er första to do -list. Allt har nämligen sin rätta tid.

Hör med er UF-lärare när det är säljstopp eller bestäm ett datum internt om er skola jobbar mer fritt. Tänk dock på att ha ha en god marginal tills årsredovisningen skall vara inlämnad den 21 maj.
Kör igång en marknadsföringskampanj och berätta för alla om er utförsäljning.
Gör allt ni kan för att sälja slut ert lager, Försök sälja till gamla kunder för merförsäljning, digitalt, via återföräljare och fråga alla i ert nätverk som ni kanske missat förut.
Betala era leverantörsskulder och driv in era kundfakturor. Tänk på att det ibland händer att ni måste skicka en påminnelse.
Om ni har ett stort lager så kanske ni måste sänka priset. Tänk då även på att uppdatera er hemsida, sociala kanaler och UF:s marknadsplats. (extra smart om ni har ett stort lager som ju måste delas upp och redovisas som försäljning i deklarationen)
Leverera de sista varorna eller tjänsterna till kunderna.
Lämna de sista kvittona och eventuella kontanter till ekonomiansvarig

Därefter bör ekonomiansvarig:

Bokföra dessa sista affärshändelser.
Dela upp ev, varor som finns kvar mellan delägarna och bokföra detta som en vanlig försäljning till aktuellt marknadspris.
Kolla så att hen återfört ev. lager till varukostnad i bokföringen om ni deltog i tävlingen årets UF-företag.
Stämma av bokföringen mot bankens kontoutdrag och aktuell växelkassa
Skriva ut resultat- och balansrapporten så att alla i företaget har tillgång till denna vid projektutvärderingen.
Göra en vinstdisposition utefter vad ni kommit överens om i samarbetsavtalet. OBS! Vinsten får först betalas ut efter er bolagsstämma.

Utvärdera

Innan ni börjar med årsredovisningen är det klokt att utvärdera UF-företagets verksamhet tillsammans. Detta för att alla ska ha full koll på hur ni upplevt ert UF-år och lätt kan sammanställa detta i er ÅR. Exempel på frågor som ni kan diskutera är:

Vilka av era mål i er affärsplan nådde ni? Vad beror avvikelser på?
Hur väl följde ni Gantt-schemat, marknadsförings- och säljplanen?
Vad har ni lärt er både vad gäller er roll och som företag?
Finns det något ni skulle gjort annorlunda om ni kunde göra om UF-året?
Vilken betydelse har ert nätverk inkl. rådgivare haft för ert företags utveckling?
Vad är ni mest stolta över av allt som ni åstadkommit under året?
Skall ni lägga ner företaget eller ska ni jobba vidare och fortsätta utveckla er affärsidé?

Foto: Evelina Carborn -Ung företagsamhet

Årsredovisning

Med er utvärdering färskt i minnet är ni nu redo att skriva er årsredovisning. Det ofta smart att dela upp arbetet så att alla gör ”sin del”. Det är ju lämpligt att tex. VD skriver VD-ordet och ekonomiansvarig tar hand om ekonomibitarna osv. Ta hjälp av boken Mitt UF-företag – entreprenörskap på riktigt där det finns mycket stödmaterial. När arbetet väl är fördelat se även till att ha ett bestämt datum när alla ska ha skrivit klart sin del. Och kom ihåg att utse vilka som skall korrekturläsa en extra gång. Det brukar behövas.

Som inspiration kan ni läsa ”gamla” årsredovisningar som finns i inloggat läge på Ung Företagsamhets hemsida. På er skola finns det säkert även fler exempel på årsredovisningar på någon portal som tex. Ping Pong. Men innan ni sätter igång att skriva är det även klokt att kolla in instruktionsfilmen för den digitala årsredovisningen så att ni vet hur mycket utrymme ni har till ert förfogande. Sen är det bara att köra igång och eftersom den digitala versionen är kort kommer detta arbete säkert gå så mycket fortare än när ni skrev er affärsplan.

Vanliga fel i ÅR

Ett bra riktmärke för er ÅR är att försöka använda utrymmet (antal tecken) som man får under respektive rubrik. Om man inte gör detta är det ofta så att man missat ta upp några viktiga delar. Det är även lätt att göra en del småfel så kolla noga in att ni inte gjort något av följande:

Verksamhetsåret är inte korrekt (hör med er lärare vad som gäller på er skola).
VD-ordet sammanfattar inte ÅR och har missat att tex. ta upp det ekonomiska resultatet.
Utvärderar inte målen som ni skrev om i er affärsplan.
Tar inte upp förändringar inom företaget eller era planer som tex. Gantt-schemat.
Beskriver inte hur ni löst de största utmaningarna som ni varit med om.
Siffror som nämns i verksamhetsberättelsen stämmer inte med resultat- eller balansrapporten.
Tar upp för få viktiga händelser.
Förklarar inte varför ert ekonomiska resultat blev som det blev.
Missar att berätta om era lärdomar.
Redovisar inte er vinstdisposition.
Anger fel siffror i resultat- eller balansrapporten dvs. stämmer inte med bokföringen i tex. Visma eller Fortnox
Stavfel eller syftningsfel eftersom ni missat att korrekturläsa ordentligt

Om det är så att ditt UF-företag även kommer att tävla mer er ÅR kolla in kriterierna (finns i inloggat läge på UF:s hemsida) jättenoga. I denna sker inget automatiskt som i den digitala versionen så det är även viktigt att kolla så ni inte gjort några av följande vanliga fel:

Perioden för er redovisade resultatrapport stämmer inte med ert verksamhetsår.
Datumen vid era underskrifter är fel daterade tex. ett datum efter att revisorn skrivit under.
Resultat- och balansrapporter stämmer inte tex. vinsten i RR är inte densamma som årets resultat i BR.
Balansrapporten är inte daterad med ett specifikt datum dvs. sista dagen i räkenskapsåret/verksamhetsåret.
Saknar nödvändiga noter som förklarar ekonomirapporterna.
Revisionsberättelsen kommer inte sist som en bilaga.
Alla har inte skrivit under eller det saknas ort, datum eller namnförtydliganden.

Bolagstämma

Många skolor avslutar UF-året genom att ni får hålla en bolagstämma inför nästa års UF-elever och i samband med detta kanske ordnar lite festliga aktiviteter. Detta tillfälle brukar vara en stor dag då ni både får berätta för alla åhörare om ert år och ta det officiella beslutet att lägga ner eller ombilda ert företag. Ni kanske var med förra året och såg hur en bolagstämma gick till men annars hittar ni mer information kring denna i boken. Din lärare har kanske även något exempel att visa som här på Bäckängsgymnasiet där ni kan kolla in VedUng UF:s s bolagsstämma på Ping Pong.

Kom ihåg att skicka/maila er kallelse till bolagsstämman senast tre veckor i förväg inkl.dagordning till alla berörda som ni vill ska komma. Dessa kan vara er rådgivare, UF-kontoret, lärare, rektor/skolchef, riskkapitalister och andra speciella personer i ert nätverk som väntar på att höra er story. Tänk på att kallelsen skall innehålla, plats, tid samt mötespunkter.

Om det är så att det bara är några i UF-företaget som tänker driva företaget vidare är det bra att detta framgår under bolagsstämman. Tänk då även på att skriva de avtal som behövs i vår som ni hittar under nästa rubrik.

Efter bolagsstämman

När stämman är över är det inte så många moment som återstår för er som entreprenörer. Men glöm inte att:

tacka era råggivare för all stöttning under året genom att ge någon present (kanske er vara), bjuda på fika eller via ett kort mail. Hur ni gör beror såklart på hur mycket hjälp ni har fått under året men ett tack är alltid på sin plats.
skriva info i er bio att ni lagt ner företaget på era sociala medier och hemsida alternativt stänga ner dessa helt.
skriva ut/spara ner era UF-intyg som är guld att bifoga i era CV i alla jobbansökningar från och med nu.
formulera ev. avtal om det är så att det bara är några i UF-företaget som vill fortsätta med affärsidén. För vad händer om er vara eller tjänst skulle bli en storsäljare? Muntliga avtal är svåra att bevisa. Därför är det bra att ha på pränt vad som gäller både för de som driver vidare och för de som valt att avstå från intäkterna.

Om du är ekonomiansvarig så har du även några fler viktiga saker att göra:

Betala tillbaka (överför eller swisha) internt och externt riskkapital.
Swisha, eller överför respektive medlem deras del av vinsten enligt vinstdispositionen.
Ta kontakt med banken så att du och övriga firmatecknare kan avsluta företagets konto.
Lämna underlag inför nästa års deklaration (T2- blanketten) eller T1-blanketten) till alla företagsmedlemmar, Kom ihåg att om ni vunnit priser och bokfört dessa, vilket kan vara kul att ha med i ÅR, så behöver du ta bort denna summa från intäkterna. Prispengar räknas nämligen som ett stipendium och är därför skattefria.
Om ni sålt en tjänst är det bara utgifter över 5000 kr som får dras av i deklarationen.
Ansvarar för att spara bokföringen (verifikationerslista, RR, och BR), pärmen med kvitton och kontoutdraget från banken i 7 år. Sen går det bra att slänga om du skulle vilja då Skatteverket inte längre kan ”knacka på”.

Ombilda UF-företaget

För en del är det självklart att driva företaget vidare men då måste det såklart ske i någon annan bolagsform. Frågan är vilken då alla har sina för- och nackdelar. En del är enkla att starta men om det skulle gå dåligt måste ni personligen stå för företagets skulder. För andra behövs en större summa pengar som startkapital men å andra sidan är den personliga risken liten. Vilken av följande tror du skulle passa er bäst?

enskild näringsverksamhet
aktiebolag
handelsbolag
kommanditbolag
ekonomisk förening

Det här är ofta en riktigt svår fråga så kolla in Verksamt och ta därefter hjälp av tex. Drivhuset, Almi eller Nyföretagarcentrum. Men medans du/ni funderar så tänk på att hålla både marknadsföring och alla relationer i ert nätverk igång. För du vill ju säkert inte ”tappa” någon viktig kontakt som tex. leverantörer eller lojala kunder.

Glöm heller inte av att tex. söka ev. mönsterskydd om det är så att är aktuellt för er för du vet väl att detta är tidsbegränsat? Från att ni offentliggjorde er vara har ni bara 12 månader på er för att ansöka om skydd i Sverige men behöver då bevisa när er design blev offentlig. Vad gäller övrig immaterialrätt är det säkert även klokt att ser över varumärkesskyddet.

Tips efter UF-året

Även fast du kanske inte fortsätter driva företag så gå med i UF Alumni. Detta är ett nätverk för alla som drivit UF-företag och vill fortsätta utvecklas och växa. Det är alltså ett sätt för dig att fortsätta bredda ditt nätverk och få unika kontakter inom näringslivet. De ordnar en mängd spännande aktiviteter varje år som du inte vill missa och dessutom är det helt gratis. Och vem vet kanske blir du sugen på att starta företag någon gång i framtiden igen? Eller så kanske det är en av dina Alumnikontakter som är chef på jobbet du söker om fem år? I så fall ligger du säkert bra till skulle jag tro.

Nu vet du hur man avvecklar ett UF-företag och jag önskar dig stort lycka till! Kanske driver du företaget vidare direkt eller startar ett helt nytt företag någon gång i framtiden. Men det kan ju även vara så att du insett att företagande inte var någonting för dig och att du istället väljer att vara anställd. Här finns inget rätt eller fel utan vad du än väljer kommer du ha massor av lärdomar med dig som kommer att hjälpa dig till entreprenöriell framgång!