Som admin är man spindeln i nätet och har ansvar för att det är ordning och reda på ”kontoret”. Dessutom ingår det att se till att alla trivs och har möjlighet att utvecklas i takt med ert UF-företags expansion.
Ordning och reda
Ett måste för alla i denna roll är att ordna en pärm där dokument som ni alltid behöver ha nära till hands kan förvaras. Det är även smart att skapa ett mappsystem på till exempel Google Drive för UF-företaget. Förslagsvis en mapp för varje roll och för specifika områden som rådgivarmöten, mässor, marknadsundersökningar osv. På så sätt kan alla ladda upp ”sina uppgifter” i sin mapp och ni andra kan lätt hitta materialet om ni skulle behöva. Tro mig det kommer bli en hel del dokument innan året är över.
Trivsel
För att undersöka att alla trivs i gruppen, att arbetsbelastningen är rimlig och att alla verkligen jobbar mot samma mål behöver admin hålla utvecklingssamtal. Därför bör hen hålla minst ett utvecklingssamtal med varje företagsmedlem för att känna in läget. Detta är även ett bra tillfälle att få syn på pågående eller kommande konflikter där admin kan fungera som medlare.
Det finns en del mallar för utvecklingssamtal på nätet eller så kanske ni rent av får en av er lärare (se Ping Pong). Hur det än är så behöver man tänka på att anpassa den lite så den passar just ert team. Kom ihåg att admin bör rapportera ev. problem till både VD:n och läraren för att få stöd om detta behövs.
En annan viktig uppgift där ansvaret ligger på admin är att ordna teambuildingsaktiviteter. Detta eftersom denna verksamhet ingår om ni tillsammans ska kunna bygga en stark företagskultur. Även fast det ibland kanske känns som det inte finns tid för roliga aktiviteter så kommer små som stora break gynna ert företag. Ibland kan det räcka med en enkel fika medan det vid andra tillfällen kanske krävs lite mer förberedelser och riktade övningar.
Ni kommer märka att ni lär känna varandra mer, plötligt är beredda att stötta varandra i vått som torrt och därför blir så mycket mer effektiva. En mängd förslag på teambuildingsaktiviteter finns på nätet (även på Ping Pong) så det är bara att välja och vraka.
Spindeln i nätet
Arbetsbelastningen är ofta relativt jämn när man jobbar som admin till skillnad från övriga roller. Därför har admin en mycket viktig funktion som innebär att:
- Ha koll på alla deadlines för tex. affärsplan, årsredovisning och övriga inlämningar inom kursen.
- Stötta och hjälpa övriga roller vid arbetstoppar
- Ge information om vad som bestämts eller är på G till de som är sjuka eller frånvarande under era möten och lektioner
Arbetsbeskrivning
Det finns ytterligare en mängd uppgifter som ingår i admins arbetsbeskrivning. Några exempel från denna är:
- Skriva protokoll vid era styrelsemöten
- Ansvara för att företaget följer lagen GDPR samt utforma blanketter för samtycke, dokumentera och förvara dessa enligt gällande lagstiftning
- Formulera mallar för olika dokument som tackmail till rådgivare, kontrakt för samarbeten o dyl.
- Göra ett monterschema dvs. hur ni skall bemanna montern vid mässor
- Rapporterar problem som uppstår inom företaget muntligt till lärare och i loggboken (gäller entreprenörskapskursen)
Att vara admin för ett UF-företag passar perfekt för dig som är social och gillar ordning och reda. Det är ett ansvarsfullt, spännande och utmanande uppdrag som kommer ge dig en mängd nya erfarenheter.
Du kanske också gillar:
- Hur ökar man effektiviteten?
- Feedback – regler och tips!
- Vad gör man när någon i UF-företaget inte ”sköter” sin roll?
